Outlook e N95: dois locais, uma agenda

Dias atrás, perdi uma reunião importante porque me esqueci onde era. Eu sabia que tinha um compromisso, sabia o que era, mas não tinha a mínima idéia de onde era. Antes que me chamem de desorganizado, deixem-me explicar que eu uso um software de agenda e tento mantê-la atualizada. O problema é que o compromisso estava anotado na agenda do Outlook, no micro do serviço, que eu não tinha como acessar no meio da rua.

Olhando para meu smartphone, um Nokia N95 8GB, notei que a solução para meu problema estava literalmente “no bolso”: o aparelho tem um software de agenda, eu só precisava de um meio de mantê-la sincronizada com a agenda do Outlook.

Mais especificamente, eu precisava de um meio de fazer uma sincronia bidirecional entre as agendas (ou seja, as mudanças em uma, qualquer que seja, se refletem na outra). E precisava que isso fosse feito de forma fácil, não intrusiva, automática e sem fios. Já tenho problemas em me lembrar de compromissos, quanto mais de ligar o celular ao micro com um cabo para atualizar a agenda.

Pesquisando pela internet, descobri uma solução fácil e gratuita para meu problema. Combinando dois softwares e um serviço gratuitos, consegui o que queria e nunca mais perdi um compromisso. Para fazer o mesmo, você vai precisar de:

* Um Smartphone Nokia rodando a plataforma Series 60 3rd Edition (como meu N95 8GB).
* PC com o Microsoft Outlook (onde está seu calendário)
* Uma conta no Google Agenda (ou Google Calendar, para os anglófonos)
* Google Calendar Sync (para o PC)
* CalSync60 (para o smartphone)

A idéia é sincronizar o calendário do Outlook com o Google Calendar, e este com o smartphone. Apesar de não ser “direto”, este método dá a vantagem de um backup online de todos os compromissos, acessíveis a partir de qualquer micro conectado à internet, algo muito útil para os momentos em que o celular te deixa na mão.

O primeiro passo é instalar, no PC, o Google Calendar Sync, que roda em micros com Windows XP ou Vista, e Outlook 2003 ou 2007. O programa é gratuito e seu uso não tem segredos: em Account Settings informe seu e-mail e senha usados no Google Calendar, e em Sync Options marque 2-way e defina o intervalo de sincronização no campo “Sync Every __ Minutes“. Para mim, 120 minutos (duas horas) é um bom intervalo.

Isto significa que, a cada duas horas, o programa vai mandar seus compromissos do Outlook para o Google Calendar, e “baixar” eventuais compromissos que tenham sido criados online para seu calendário local. O primeiro passo está dado.

Agora, no smartphone, instale o CalSync60. Ele é gratuito mas ainda é um “beta” (atualmente na versão 0.3.3b) e eventualmente “expira”, neste caso basta voltar à página do desenvolvedor e baixar uma versão mais recente.

O programa tem tradução para o português: em Opções escolha o item Configurações. Em Usuário e Senha repita as informações que usou no Google Calendar Sync. Em Ponto de Acesso defina a conexão que vai ser usada para baixar os dados (alguns KB por vez), e habilite a opção Sincronia Agendada, que sincroniza os calendários local e do servidor a cada duas horas.

Pronto, agora vá em Opções \ Sincronizar para fazer uma sincronia inicial e veja, como mágica, que os compromissos do Outlook aparecem na agenda do seu celular. A partir daí você teoricamente não precisa fazer mais nada. Na prática, notei que às vezes o CalSync60 “perde” uma sincronia agendada e não faz as seguintes. Por precaução, acabei criando o hábito de forçar uma sincronia manual todo dia pela manhã, enquanto tomo meu café.

Desde que comecei a usar esta solução, nunca mais perdi um compromisso e notei que tenho usado mais a agenda. Curioso, já que sou o tipo de pessoa que nunca se deu com agendas de papel, e anotava as coisas em pedacinhos de papel espalhados pela mesa. Ah, as coisas que a tecnologia faz por nós..